Une sortie stratégique enfin en vue pour le facility management

L’attention portée au télétravail et le faible taux d’occupation des bureaux ont hissé le facility management parmi les priorités de beaucoup d’entreprises ces dernières années. La numérisation s’est largement répandue et les facility managers ont davantage leur mot à dire sur la stratégie de l’entreprise. (Wouter Temmerman)

Combien de jours par semaine les collaborateurs font-ils du télétravail ? Quelles sont les conséquences pour nos espaces de bureau ? Que faire de nos cafétérias et de nos parkings ? Seule une poignée d’entreprises n’ont pas dû se poser ces questions ces deux dernières années. Pour y répondre, il convient de consulter plusieurs départements de l’entreprise, dont le facility management, qui pourra apporter une contribution non négligeable. En effet, le nombre de travailleurs présents au bureau influe notamment sur le nettoyage, la restauration et l’entretien technique. Pourtant, cela ne signifie pas automatiquement que les entreprises réduisent fortement la surface de leurs bureaux. « Nous n’avons pas constaté cette tendance », affirme Michael Peeters, CEO et fondateur de LAMMP, dont la mission consiste à conseiller les entreprises en Life and Asset Management. « L’espace est surtout utilisé différemment. A l’avenir, nous construirons autrement. Les entreprises s’ouvriront davantage au monde extérieur pour créer de la valeur sociale. Par exemple, elles installeront des espaces de coworking et des centres de réunion au rez-de-chaussée. Ce modèle a énormément de potentiel et permet de gagner des mètres carrés. Cette tendance est lancée et elle est irréversible ».

Faciliter les interactions

La tendance décrite par Michael Peeters signifie que la redéfinition des espaces de travail a une vaste portée : les fonctions publiques sont impliquées, les lieux de travail doivent rester flexibles et modulaires, la facilitation des processus créatifs gagne en importance, tout comme le vécu au travail. « Pour les facility managers, l’attention portée au vécu au travail devient essentielle », souligne la professeure Shirley Kempeneer de l’Antwerp Management School. Elle est présidente de la Chaire LAMMP sur les valeurs sociales de l’immobilier. « A première vue, on ne s’attendrait pas à ce que le facility management ait un impact à cet égard. Néanmoins, si l’on analyse toutes les facettes de ce vécu, l’importance d’un facility management de qualité s’avère cruciale. Par exemple, si l’on souhaite que les employés jouissent de plus d’autonomie, il faut leur offrir un lieu de travail flexible. Comment puis-je réserver un espace de travail ? Ma préférence se porte-t-elle sur un lieu calme ou un grand espace où je peux aussi lire un livre ? Par ailleurs, le facility manager joue également un rôle à travers les interactions qu’il crée entre les télétravailleurs et les travailleurs au bureau. Les réunions hybrides peuvent avoir lieu grâce à un bon équipement, comme des écrans, des caméras ou même la réalité virtuelle. Il est essentiel de disposer des bons outils technologiques pour forger des liens ».

LAMMP remarque également que les travailleurs indiquent clairement qu’ils aimeraient de plus en plus utiliser des espaces de travail virtuels, appelés « métavers », pour remplacer les réunions habituelles sur Teams ou Zoom. « Les entreprises souhaitent surtout créer davantage d’interactions en ligne grâce à des salles de réunion virtuelles, des présentations en parallèle ou encore des tableaux de conférence. »

Smart facility management

L’utilisation plus intensive de la technologie a transformé le facility management en une discipline fortement axée sur les données. Le « smart facility management » avait déjà fait son apparition lors de la dernière décennie, mais le COVID-19 a fait office de catalyseur. Des questions pratiques ont reçu des réponses grâce à des données très concrètes : quels lieux de travail sont utilisés, quels sont ceux que l’entreprise doit réhabiliter, où faut-il laisser les lumières allumées, etc. « La numérisation du facility management était jusqu’ici un chouette gadget, de quoi s’amuser un peu », explique Michael Peeters. « Appeler un ascenseur à son étage avec une application, c’était amusant, mais quel était l’avantage ? Depuis la pandémie, de nombreuses applications sont devenues plus qu’un gadget. Aujourd’hui, appeler un ascenseur avec une application peut être utile si l’on veut éviter les contacts. » Cependant, la numérisation du facility management se généralise aussi indépendamment de la pandémie. « Dans des interviews récentes, un participant décrivait les données comme une sorte de cockpit pour le facility manager », précise Shirley Kempeneer. « Les pionniers réussissent toujours mieux à trouver la bonne transition. Ils utilisent la technologie plus efficacement, exploitent les espaces de façon intelligente, trouvent une source de revenus dans la location d’espaces ou y entreprennent des actions sociales ».

Opérationnel et stratégique

La richesse des données provenant des installations et le désir de se concentrer davantage sur l’expérience de travail confèrent au facility management une importance stratégique accrue. « Les facility managers sont les nouveaux informaticiens », plaisante Shirley Kempeneer. « Leur travail est longtemps resté opérationnel : un coût, une obligation légale, régler l’un ou l’autre problème. Mais le bien-être des travailleurs gagne en importance, et l’on constate qu’il est essentiel que le facility management partage des informations stratégiques, avec le département des RH par exemple. Si une entreprise souhaite faire revenir ses travailleurs au bureau, elle a besoin d’informations stratégiques du facility management. Comment les travailleurs peuvent-ils se sentir à l’aise ? Comment sont-ils traités ? Comment sont-ils soutenus ? ». Michael Peeters confirme : « En 2022, un facility manager doit pouvoir se concentrer davantage sur les interactions et sur le sentiment d’appartenance au groupe et se préoccuper de savoir quel câble fait monter l’ascenseur. Aujourd’hui, c’est l’être humain qui est au cœur des préoccupations et les aspects techniques du bâtiment passent au second plan ».

Dans l’attente d’un CFMO

Les facility managers ne sont actuellement pas nombreux dans les salles de réunion. L’IT s’est fait une place au C-level par le biais des CTO, mais les CFMO restent beaucoup plus rares. « La présence de CFMO  serait logique, mais je ne sais pas si ce poste existe déjà », confirme Shirley Kempeneer. « En revanche, des groupes de travail de haut niveau prennent en charge le facility management. Je m’attends à une évolution plus progressive. Aujourd’hui, de nombreux facility managers s’occupent uniquement de la gestion technique : tout doit fonctionner conformément aux normes. Les entreprises devront générer des moyens pour que les facility managers puissent également exercer des fonctions stratégiques. Concrètement, elles devront trouver des fonds pour soutenir le département, embaucher de nouvelles recrues, offrir la possibilité d’améliorer ses compétences stratégiques et offrir une rémunération conforme au marché pour mener à bien le travail stratégique ».

Cet article est paru dans le Top Construction, qui est disponible en PDF.

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