Le bureau se réinvente
Le télétravail persiste, même si c’est au détriment de l’esprit d’équipe et du sentiment d’appartenance à l’organisation selon les employeurs. Comment redonner aux collaborateurs l’envie de revenir au bureau ? Un environnement de travail agréable, axé sur la rencontre, le partage de connaissances et la productivité, semble être la clé du succès. (Laurenz Verledens)
Le télétravail, c’est bien beau… mais ça va trop loin. C’est ce que pensent bon nombre d’employeurs. En réalité, la crise du Covid-19 a démontré ce que tout le monde savait déjà : une partie du travail de bureau peut aussi bien se faire de la maison. De nombreux employés de bureau ont découvert le télétravail et ses avantages durant les confinements : dormir plus tard le matin, déjeuner au calme, éviter les bouchons quotidiens, améliorer l’équilibre vie privée-vie professionnelle… Des petits plaisirs auxquels ils n’ont pas voulu renoncer après la crise.
Aujourd’hui, le travail hybride qui consiste à combiner le travail à domicile ou à distance et le travail au bureau est bien implanté. Le travail au bureau reste malgré tout dominant. Une enquête menée par Acerta, prestataire de services RH, révèle que 3/4 des employés travaillent au moins trois jours par semaine au bureau actuellement. Mais une part importante des employeurs en voudrait plus : 30,6% des entreprises veulent annuler le télétravail structurel et seuls 12,7% veulent plus de télétravail.
« Certaines entreprises regrettent en effet leur politique de télétravail trop souple », souligne Anton Maes. brainmove, sa société de consultance, accompagne les organisations dans l’analyse des besoins, le développement d’une vision stratégique et la gestion du changement relatif aux nouveaux environnements de travail. Partena Pro, DEME, VRT, le gouvernement flamand, l’Université d’Anvers et Eubelius ont déjà fait appel à l’expertise de brainmove. « Une plainte récurrente est que le télétravail sape le sentiment d’appartenance », poursuit Anton Maes.
Partage de connaissances et leadership
Comment faire revenir les employés au bureau ? En les y obligeant ? « Je ne pense pas que ce soit la meilleure solution », réagit Anton Maes. « Vous risquez que vos collaborateurs, surtout ceux qui ont un profil très convoité, aillent voir ailleurs. Proposer un environnement de travail plus attrayant me semble une piste plus intéressante. » Selon lui, le lieu doit combiner fonctionnalité et convivialité, tout en optimisant les activités principales des équipes, ce qui requiert un savant mélange de zones de travail, comme des salles dédiées au brainstorming et au co-développement de projets, des espaces de rencontre informelle et des pièces au calme qui favorisent la concentration.
Il prévient toutefois contre les dangers d’une approche qui tend uniquement à créer un bureau branché et sympa. « Je connais des gens qui travaillent dans un environnement triste et moche, mais qui vont volontiers au bureau parce qu’ils ont de chouettes collègues. Et l’inverse également : à quoi bon disposer d’un lieu de travail hyper chouette, si l’on s’y sent seul ou si le patron est horrible ? Il ne faut pas négliger le lieu de travail si vous voulez éviter les problèmes. Mais ce n’est pas décisif. » Pour relever les défis liés au travail hybride et au télétravail, telle qu’une faible cohésion d’équipe par exemple, Anton Maes plaide pour une approche holistique qui mise à la fois sur l’attractivité de l’environnement de travail et sur le bureau en tant que lieu où les connaissances sont partagées et où le leadership est valorisé. « L’acquisition et le partage de connaissances sont un besoin fondamental chez l’être humain. Le bureau doit être un vecteur d’échange de connaissances, dans le sens où vous vous dites en rentrant du bureau le soir : c’était une journée intéressante, j’ai beaucoup appris. »
Selon Anton Maes, le leadership joue à nouveau un rôle crucial dans la création d’un environnement de travail motivant. « Un manager accessible et abordable est très précieux. Vous allez volontiers au bureau parce que vous savez que vous allez être coaché et soutenu. »
Outil marketing
Katrien Vernaillen, fondatrice de Interior Blonde, entend aussi ses clients dire qu’ils veulent réduire le télétravail. « Une plainte récurrente est que l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise en pâtissent », explique-t-elle. En tant qu’architecte d’intérieur, elle insiste sur l’importance de trouver un bon équilibre entre fonctionnalité, productivité et esthétique pour un environnement de travail.
Katrien Vernaillen a également travaillé pendant 10 ans dans le secteur publicitaire, ce qui lui a appris à regarder les bureaux sous un autre angle, à savoir celui d’une spécialiste en marketing. « Le premier sujet de conversation des visiteurs qui venaient chez TBWA (une des plus grandes agences publicitaires internationales, ndlr) était l’intérieur. C’était tellement différent des bureaux paysagers que l’on voyait partout à l’époque, raconte-t-elle. Selon Interior Blonde, qui compte notamment parmi ses clients Mediafin, Banque Degroof Petercam, Polestar, Stadim et Flanders’ Food Belgium, le bureau doit être plus que le lieu où les employés viennent accomplir leurs tâches quotidiennes. « Nous voyons aussi le bureau comme un outil marketing », précise Katrien Vernaillen. « C’est un instrument qui permet de refléter la culture de l’entreprise. À l’inverse, vous avez le bureau générique qui pourrait être celui de n’importe quelle autre entreprise si vous retirez le logo. »
Selon Katrien Vernaillen, un bureau qui correspond à l’image de marque de l’entreprise a le pouvoir de retenir ses employés et d’attirer de nouveaux collaborateurs. Et, par extension, de faire revenir au bureau les employés qui télétravaillent. « C’est surtout valable pour les jeunes travailleurs », souligne-t-elle. « La génération Instagram a de hautes exigences, y compris en termes de bureau. » Elle indique également qu’il faut bien comprendre l’organisation et les attentes des travailleurs pour traduire l’identité et les valeurs d’une entreprise en un environnement de travail concret. Comment Interior Blonde aborde-t-il cela ? « En parlant et en observant beaucoup », répond Katrien Vernaillen. « C’est important aussi d’avoir un sparring-partner au sein de l’entreprise, quelqu’un capable de filtrer et de traduire les besoins des collaborateurs pour nos créatifs. »
Focus sur le travail et la rencontre
Katrien Vernaillen et Anton Maes mettent en garde contre les concepts de bureau axés essentiellement sur l’aspect ludique. Si le bureau ressemble plus à un espace de jeu qu’à un lieu de travail, il y a un déséquilibre, selon Katrien Vernaillen. « Le bureau peut évidemment être un endroit sympa, car ça renforce l’engagement des collaborateurs. Mais le bureau doit toujours rester un lieu de travail qui favorise la productivité et mise sur les résultats. »
Anton Maes souligne que les bons exemples sont parfois mal interprétés. Il fait référence à Google qui a été le premier à introduire la culture work hard, play hard sur le lieu de travail. « Certaines entreprises ont pensé qu’en copiant le concept de l’élément ludique et en installant un kicker au bureau, elles allaient devenir Google. C’est bien entendu un non-sens. L’attrait du bureau Google réside avant tout dans ce transfert de connaissances, vous pouvez apprendre énormément. Et jouer au ping-pong un quart d’heure avec les collègues est un excellent moyen de se détendre pour pouvoir ensuite se concentrer pleinement sur son travail. Mais il est illusoire de croire que l’on peut convaincre les employés à passer des heures dans les embouteillages avec une table de billard ou un toboggan. »
Katrien Vernaillen et Anton Maes sont pour un coffee corner agréable au bureau. « Le bureau est aussi un lieu de rencontre », poursuit Katrien Vernaillen. « On sait que de très bonnes idées naissent parfois de rencontres spontanées à la machine à café. » Les rencontres informelles et les interactions spontanées sont primordiales pour l’innovation et la créativité, estime aussi Anton Maes. « Ces contacts informels ont disparu durant la période du Covid, ce qui a considérablement appauvri le pouvoir d’innovation de nos organisations. »
Le rôle du Facility Manager
Quel est le rôle du Facility Manager dans le retour des employés au bureau ? « Notre personne de contact n’est certainement pas toujours un Facility Manager », répond Katrien Vernaillen. « Il s’agit souvent d’un membre de l’équipe marketing, mais c’est peut-être aussi dû à notre approche spécifique. » Chez brainmove également, le Facility Manager n’est pas le principal interlocuteur. « Pourtant, je siège au Conseil d’administration de l’IFMA Belgium et je connais beaucoup de Facility Managers », souligne Anton Maes. « En général, le responsable RH est notre première personne de contact. Ou le management de niveau C. Mais cela ne signifie pas que le Facility Manager n’a pas un rôle important. C’est évident lors de l’implémentation, mais il est utile d’avoir aussi un Facility Manager autour de la table dans la phase conceptuelle. Car c’est lui qui contrôle la faisabilité pratique du projet : les techniques sont-elles satisfaisantes, quel est le budget disponible, quel mobilier faut-il choisir, etc. »