Verfijnd kader voor trackingsystemen in bedrijfswagens
De inzet van geolokalisatiesystemen in bedrijfswagens mag, maar niet zonder duidelijke spelregels. Dat onderstreept de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in een recente beslissing. De uitspraak kwam er naar aanleiding van een bedrijf dat technici dagelijks uitstuurt voor installaties, onderhoud en herstellingen bij klanten. De werkgever gebruikte een trackingsysteem om verplaatsingen te registreren, maar ging daarbij op meerdere punten uit de bocht.
Volgens de GBA mag een bedrijf locatiegegevens verzamelen als dat nodig is voor bijvoorbeeld een betere planning, logistieke efficiëntie of controle. Gegevens zoals locatie, gereden kilometers, begin- en einduren en reisduur mogen dus worden bijgehouden, maar niet permanent. Buiten de arbeidstijd mogen die gegevens simpelweg niet worden geregistreerd. Niet door de werkgever, maar ook niet door de verwerker van het systeem.
In haar beslissing stelt de Geschillenkamer van de GBA dat de werkgever zijn werknemers onvoldoende heeft geïnformeerd over de doeleinden van de gegevensverwerking. Zo vermeldde het bedrijf nergens expliciet dat het geolokalisatiesysteem ook diende om de gepresteerde werkuren te controleren, terwijl dat in de praktijk wél gebeurde. Bovendien somde het bedrijf de soorten persoonsgegevens die het verzamelde niet exhaustief op. De beschrijving eindigde met een vage “enzovoort”. Dat maakte het voor werknemers onmogelijk om de impact van de verwerking correct in te schatten.
De GBA bevestigt dat het volstaat als het trackingsysteem buiten de werkuren automatisch gedeactiveerd wordt. Het is dus niet vereist dat de werknemer dat zelf doet. Maar wie met flexibele uurroosters werkt, doet er goed aan die mogelijkheid aan te bieden, vindt de Geschillenkamer. Verder beveelt ze aan om werknemers formeel te informeren via een afzonderlijke overeenkomst of bijlage bij het arbeidscontract. Al voegt ze er fijntjes aan toe dat een duidelijke policy of een arbeidsreglement in de praktijk ook volstaat.
De boodschap van de GBA is duidelijk: monitoring kan, maar enkel onder strikte voorwaarden en met volledige transparantie tegenover de werknemer. Alleen zo blijft het evenwicht tussen werkgeversbelang en privacyrechten gegarandeerd.
Lees meer