IT-as-a-Service - Dienstverlening is de norm

Maak ik het zelf of koop ik het? Dat was vroeger de hamvraag voor een bedrijf dat in IT wilde investeren. Om een antwoord op die vraag te formuleren, woog zo’n bedrijf zijn ontwikkel- en productiekosten zorgvuldig af tegen de kosten van aankoop. Vandaag luidt de hamvraag eerder: koop ik het of huur ik het? En het antwoord blijkt steeds vaker in het voordeel van huren uit te draaien. Zo geldt het as-a-Service-concept ook bij IT-investeringen stilaan als het nieuwe normaal. (Dries van Damme) 

Ook bij IT-investeringen, jawel. Want nieuw is het concept bepaald niet. In andere sectoren en bedrijfsdomeinen is het vandaag al behoorlijk ingeburgerd. Denk alleen al aan de populariteit van autoleasing, een formule waarbij je een auto voor een vast maandelijks bedrag huurt van een leasingmaatschappij, die voor de duur van het leasecontract eigenaar blijft van het voertuig. In die leaseprijs zijn doorgaans ook een aantal aanverwante kosten inbegrepen, zoals de verzekering, naast extra diensten als het onderhoud en eventuele reparaties. Ook daar hoef je als bedrijf en werknemer niet langer voor in te staan.

Zo populair is die leaseformule intussen dat ze ook op de consumentenmarkt volop ingang heeft gevonden. Private lease, privé een auto huren, is al een tijdje sterk in opmars. En via formules als autodelen, met Cambio als bekendste speler in België, wordt het as-a-Service-concept zelfs nog verder doorgetrokken. Noem het gerust Car-as-a-Service (CaaS): de auto als dienst, waarbij je enkel nog betaalt voor het eigenlijke gebruik van het voertuig, per kilometer en het aantal gereden uren. Bij uitbreiding is zelfs de hele huidige deeleconomie, waarin mensen diensten uitwisselen via een digitaal platform, doordrongen van dat onstuitbare aaS-idee.

Digitale werkplek

In de bedrijfswereld liggen de toepassingen intussen voor het grijpen. Ook in facility management is het een vertrouwde formule geworden. Steeds meer bedrijven investeren niet langer zelf in kantoren. Ze huren simpelweg de nodige kantoorruimte met inbegrip van een aantal facilitaire diensten, zoals schoonmaak en receptie.

Facility management vertoont traditioneel wel wat raakvlakken met IT- en telecombeheer. Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat op het snijvlak van beide disciplines een nieuwe dienstverlening is ontstaan die het takenpakket van zowel de facility als de ICT-manager aanzienlijk kan verlichten: Workplace-as-a-Service (WpaaS). Net als thuis- en telewerken bestond die dienst weliswaar al langer, maar tijdens en na de coronapandemie kreeg hij onverwacht de wind in de zeilen.

De reden voor die plotse populariteit ligt voor de hand: de fysieke werkplek op kantoor, die vaak al sterk gedigitaliseerd was, breidde zich op dat moment noodgedwongen uit naar de thuisomgeving. Niet alleen was die toen ook aan een doorgedreven digitalisering toe, maar de installatie en het beheer van dat digitale thuiskantoor gebeurden idealiter op afstand, puur uit gezondheidsoverwegingen.

Bedrijven rechtvaardigden de aanzienlijke inspanning en extra investering die de operatie vergde vanuit de vaststelling dat het thuiswerk geen tijdelijke ad-hocoplossing was, maar gezien het onvoorspelbare karakter van de pandemie, vrij structureel van aard. In die mate zelfs dat thuiswerk in veel bedrijven ook na corona in voege is gebleven. Tegelijk heeft die oefening bedrijven ertoe aangezet om op de markt te kijken naar oplossingen die zo’n digitale thuiswerkplek faciliteren, zonder dat zij daarbij hun greep op de kosten zouden verliezen. Zo zijn ze bij het idee van Workplace-as-a-Service uitgekomen.

WpaaS: what’s in a name?

De digitalisering van de moderne werkplek, zowel thuis als op kantoor, maakt dat bedrijven de inrichting van die werkplek en de zorg ervoor nu eenvoudig uitbesteden aan een externe ICT-dienstverlener. Die biedt Workplace-as-a-Service aan in een transparant pay-per-use-model.

De WpaaS-dienstenbundel ondersteunt en vereenvoudigt zowel de aankoop en configuratie als het beheer en onderhoud van ICT-middelen voor de werkplek. Behalve pc’s zijn dat bijvoorbeeld ook printers en andere randapparatuur, smartphones en software zoals besturingssystemen en antivirusprogramma’s. Naast al die hard- en software omvat de bundel vaak ook een aantal managed services, wat neerkomt op het deels of volledig uitbesteden van bepaalde bedrijfsprocessen: van diverse ondersteunende diensten tot en met het onderhoud en, indien nodig, zelfs het vervangen van de werkplektoestellen. Typisch is dat je als bedrijf zelf je gewenste WpaaS-pakket kunt samenstellen.

Datacenterinfrastructuur

Bij WpaaS is de impact van het as-a-Service concept direct merkbaar, zeker voor de eindgebruiker op de werkplek. Maar ook aan het andere uiteinde van het spectrum, in het datacenter, valt die impact niet te onderschatten. In dat datacenter zijn de meeste bedrijven al een tijdje aan een evenwichtsoefening bezig. Enerzijds trachten ze zoveel mogelijk ICT-infrastructuur - van servers tot opslagsystemen - naar de cloud te verhuizen. Anderzijds kunnen of willen ze hun lokale infrastructuur ook niet volledig loslaten. In bepaalde gevallen mogen ze dat zelfs niet, omwille van wettelijke beperkingen.

Het resultaat van die evenwichtsoefening is een hybride infrastructuur die, als het goed is, de flexibiliteit van een cloudomgeving combineert met de controlemogelijkheden en veiligheidsgaranties die de fysieke systemen in een lokaal datacenter doorgaans bieden. In de praktijk blijven er niettemin belangrijke uitdagingen bestaan die de realisatie van dat hybride ideaal bemoeilijken. Tot die uitdagingen behoren bijvoorbeeld de nood aan integratie en de toenemende complexiteit die een hybride infrastructuur in de regel met zich meebrengt. Weet een bedrijf daar geen afdoende antwoord op te formuleren, dan kunnen de beheerskosten sterk oplopen.

Het goede nieuws is dat dit antwoord in zekere zin al bestaat via Infrastructure-as-a-Service (IaaS). In dat geval zorgt de dienst voor een naadloos geïntegreerde en transparante hybride IT-omgeving. Daardoor staat die ook garant voor lage operationele kosten en een duidelijk kostenmodel. En daar is het zo goed als elk bedrijf tenslotte om te doen. Hoe eenmalig ook, zware langetermijninvesteringen in ICT-infrastructuur ondermijnen het vermogen om snel te schakelen. En laat nu net die wendbaarheid in de zakelijke praktijk van vandaag steeds vaker het verschil maken.

Capex ruimt plaats voor opex

Bedrijven ruilen hun eenmalige investeringskosten (capex) meer en meer in voor terugkerende operationele uitgaven (opex). De ICT-middelen die ze nodig hebben, nemen ze liever af van gespecialiseerde leveranciers in de vorm van een dienst in plaats van ze zelf aan te schaffen. Doordat ze enkel nog betalen voor het gebruik van die middelen, op basis van een vaste prijs en zonder verborgen kosten, creëren ze extra financiële beweegruimte en flexibiliteit voor de business.

Intussen gaat de dienstverlening van die gespecialiseerde leveranciers zelfs zo ver dat je als bedrijf niet eens meer in de infrastructuur voor je eigen datacenter hoeft te investeren. Onder de noemer van een ‘managed private cloud’ stellen ICT-dienstverleners de benodigde servers en storage lokaal ter beschikking in jouw datacenter, waar zij die ook voor jou beheren. Vervolgens kan je als bedrijf die infrastructuur gebruiken in je eigen, lokale datacenter. Dat gebeurt bovendien via het opex-consumptiemodel dat typisch is voor de cloud, waarbij je enkel betaalt voor wat je gebruikt. Zo serveren ze jou uiteindelijk het beste van twee werelden: de totale cloudervaring in je eigen, lokale datacenter.

Dit artikel is verschenen in Top ICT, die beschikbaar is in pdf.